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活动策划公司的选择方法及考虑事项

发布时间:2019-04-12 04:27     阅读次数:     编辑:南京博远公关

随着经济迅速的发展时代里,很多公司开始注重活动策划,一场好的活动可以有效提升公司品牌的知名度,那么大家了解活动策划公司选择方法有哪些吗?又要注意哪些事项呢?

 

 

准备和策划大型会务活动的注意事项

 

1.所有的大型会务活动须设签到席,派有经验的人负责整个会务活动的签到。

 

2.会务活动应及早准备与确定。邀请国外、境外人士来参加活动的,至少半年前发出邀请,发送有关项目的说明资料。

 

3.会务活动准备时列出物资清单,同时派有关人员落实和保管,以免丢失。

 

 

4.一般要准备提前主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜等。

 

5.举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则,避免雷同、重复。

 

6.由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥、多头对外。

 

7.确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素,开幕式尽可能按原定时间举行,避免时间过长。

 

8.一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。

 

9.领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.

 

10.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请担任主持人除外)。

 

11.开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席××活动的领导、贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是的则应先报);如有外国驻华大使参加的,其位置则应提前(因为是外国元首的代表)。

 

12.开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多。为节约起见,应以彩带代替绸带。

 

13.在开场称,可按国际惯例称“女士们、先生们”,或“贵宾们、女士们、先生们”,后面不再加“朋友们、同志们”。

 

14.讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间。使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。

 

15.租赁的音响设备必须事先调试,确保万无一失;如有必要,还要准备录音笔现场录音设备(也须调试),并安排专人负责;

 

16.提前想到翻译上的困难,讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语,如“三改一加强”、“扫黄打非”等)或引用古诗、谚语。

 

17.对外讲话中(含文件、资料),宜用“我国”、“中国政府”等。

 

18.如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等;

 

19.大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整

 

20.介绍地方或企业情况时,要突出重点,语言简练,一忌长篇大论,由古至今,人文地理,面面俱到;二忌数字堆砌(如有必要,可提供文字资料)。

 

21.研讨会不同于报告会,领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发言。研讨会不应片面追求人数规模,应主题明确,主持人和演讲人要有一定水平,能引起讨论。研讨会提问(含出访时对方介绍情况后提问),要尽量简明具体,不必多说客套话。

 

22.介绍招商项目时,不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述。一是实际数字不可能如此精确,二是生产规模和投资额应与投资者商定。

 

23.重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机,或将其调至静音状态。

 

24.拜访国外机构时,应提前进行联系、确认,说明拜访目的,一经确认,应如约赴会。拜访(含出席宴请)人数有增减,都应提前通知对方。

 

25.组织出国展览应事先进行市场调研,了解当地产品供需情况。参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。

 

26.严禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展览规定,不违规零售展览样品,禁止出售清册外的样品和私人物品。

 

27.布展时应听从当地展览组织者的统一指挥,不要随意乱拉乱抢道具,摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品布置要注意展示和贸易效果,既不要因展品过少而使摊位空荡,也不要杂乱无章地堆放展品,搞“杂货铺”或“摆地摊”。

 

28.严格按展览规定的时间参展和撤展,不迟到,不早退。

 

29.展出时,接待观众要热情、主动、耐心,不要在馆内扎堆聊天或摊位间相互乱串,出现摊位无人照管现象。展馆和展位应保持清洁,注意防火、防盗。

 

30.议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场,以免遗失所带的物资。

 

31.活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人。

 

挑选活动策划公司的方法

 

1、查看活动执行公司基本情况

 

我们在寻找靠谱的活动执行公司之时,首先需要做的是通过网络或者实地考察了解公司的具体情况,查看这家活动执行公司的证照是否齐全以及资质是否良好,是否具有固定且规模良好的办公场所。

 

 

2、了解活动执行公司的团队成员

 

一般而言,一个成功的活动执行是由众多零散的模块拼接组合成一个统一的系统的过程,而这个拼接组合的过程则需要活动执行公司的专业人员来完成,比如方案需要有专业的活动策划师设计、场地安排以及现场搭建需要有专业的会务专员负责等等,这些执行公司的专业团队成员必须具备有一定的能力和经验才能够胜任。

 

3、分析活动执行公司的过往案例

 

众所周知,过往案例是证明一家活动执行公司实力强劲与否的证据,我们可以通过进入活动执行公司公众号或者官方网站等官方推广的网络渠道查找活动执行公司的过往案例,查看与这家活动执行公司的品牌是否具有较高的知名度等。