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年会策划前的准备工作有哪些?它对于场地的选择有这些要求!

发布时间:2020-07-22 09:33     阅读次数:     编辑:南京博远公关

 
  对于很多已经在上班的朋友们来说,年会应该大家会期待很久的一个公司盛事了,因为这是公司一年一度的活动,所以公司全体员工以及领导层对于它肯定都是非常重视的。那么年会策划要怎么去做呢?在今天的这篇文章中,小编为大家详细地介绍了年会策划前的准备工作,以及它对于场地选择的要求。如果大家对于年会策划还不太了解的话,那就跟着小编一起来文章中看看吧!
 

 

  一、年会策划前的准备工作

 
  1、方案策划
 
  根据公司的经营情况,确定年会的形式,内容(总结会、表彰、表演、聚餐),时间地点,日程安排。
 
  流程:起草年会方案--报审--发布年会召开通知。策划工作一般要在年会开始前两个月开始准备。
 
  2、编制预算
 
  方案通过后编制年会预算表,包括年会总预算控制,餐费预算控制,节目预算控制等。预算内容主要包含:奖金(奖励、抽奖)、住宿费、餐饮酒水、车费、场地费(含点心、花卉、横幅)、设备租赁费、场地布置费、服装费、礼品、材料费(证书、牌匾等)。
 
  3、物料准备
 
  会前两周完成证书、牌匾、横幅等制作及奖品订购;会前一周全部验收,审核工作汇报PPT;会前三天确定会议议程、晚会议程并打印;会前两天准备会议签到本。
 
  4、费用申请
 
  申请颁奖奖金及其他大额费用。专业的活动策划公司往往拥有更优质低价的业内资源,能够将经费更有效地利用,达到超出预期的年会效果。
 

 

  二、年会策划对于场地的选择

 
  1、会场地理位置
 
  会场的地段是否比较偏,单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久,有无地铁站,有无公交车站,公交车的收班时间大概是多少,公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成,会场附近打车是否方便,会场是否方便寻找,等等,这些因素都需要从实际情况出发综合考虑到。如果单位能够安排车辆接送那就更好啦。
 
  2、会场的大小
 
  活动场地规模宜量力而行。考虑到会场的人员接纳量,建议在参会人数基础上上浮百分之二十。因为一般年会期间会安排一些团队互动活动,为了不显得拥挤,所以会场适当宽松点为佳。
 
  3、会场的效果
 
  舞台效果是否可以达到预期效果,灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果,需要在没人的时候查看一次,另外还需要在会场充满人的情况下查看一次,可能是其他公司或组织在使用会场的时候,看看他们的会场效果,这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果。
 
  4、会场的配套设施
 
  更衣间与后场间是否可以一气呵成,舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间,可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服,然后在奔到舞台两旁进行后场,一场年会下来,表演人员一直都在来回穿梭,是一个很差的体验。
 
  其他还有一些小的选择标准,如何会场的网络情况、停车场地等等,这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中。
 

 
  年会策划并不是一个简单的事情,对于很多朋友来说,年会是公司一年一度很重大的事情,所以对于它的策划一定要谨慎并且要进行全面的考虑。